Não importa se você é um profissional júnior ou sênior, escrever bons e-mails é um aspecto vital da comunicação corporativa. E se o e-mail for em inglês, ainda tem o desafio da gramática e da falta de vocabulário, por isso este artigo vai ajudar você.
Vamos falar dos erros comuns a serem evitados e estratégias para sua escrita ir para um próximo nível. Mas primeiro, você precisa saber como é um bom e-mail para saber escrever um.
Se preferir, pode assistir essa aula aberta transmitida no YouTube.
Estrutura de um bom e-mail
Todo e-mail que você escreve deve ter a seguinte estrutura básica:
- Assunto
- Saudação
- Corpo do e-mail
- Encerramento
Porém, há uma maneira correta de fazer e padrões a serem ser seguidos, então vamos detalhar esses padrões:
Assunto
O assunto vai definir a prioridade que o destinatário vai dar ou não para abrir, ler e responder seu e-mail, por isso, não negligencie essa parte.
“Gaste o dobro do tempo criando a linha de assunto correta, como você faz no [corpo], porque se eles não abrirem o e-mail, de nada adiantou.”
Cole Schafer (escritor)
Saudação
Invista um tempo aqui antes de mergulhar na sua mensagem, especialmente se for um e-mail novo e para um destinatário que você não se comunica com frequência.
- “Dear Sir or Madam” (se você não souber o nome da pessoa)
- “Dear Mr. Smith”
- “Dear Jim” (informal)
- “Dear all” (formal)
- “Hi everyone” (informal)
- Use “Hello,” “Hi” e “Hey” para e-mails mais informais
Depois do nome, experimente fazer o resumo do que se trata o e-mail em uma frase:
- “Just a short note to follow up on…”
- “I’m (just) writing to…”
- “Just a (quick) note to…”
- “Just a short e-mail to…”
Corpo
O corpo de um e-mail é a base da sua mensagem e deve ter um objetivo claro e específico. Veja alguns objetivos mais comuns:
- Esclarecer algo
- Marcar uma reunião
- Confirmar algo
- Acompanhar algo
- Deixar alguém saber sobre algo
- Responder uma pergunta
- Fazer uma pergunta
- Agradecer a alguém por algo
- Atualizar alguém
Também deve ser conciso. Após redigir, revise para reduzir algumas frases e remover repetições.
Lembre-se que tempo é o ativo mais valioso da humanidade. Tanto o seu usado para escrever, quanto o da pessoa que vai ler.
Para e-mails que exijam mais extensão e detalhes, faça o mais focado possível, porque ninguém quer receber um romance.
Encerramento
Direto ao ponto, confira doze fechamentos comuns e profissionais:
- Thanks
- Best
- Regards
- Sincerely
- Take care (meu favorito)
- Thanks so much
- Cheers
- All the best
- Best wishes
- Respectfully
- Talk soon
- Sincerely yours
Fuja desses erros
Agora que você conhece a estrutura de um bom e-mail, vamos falar dos erros comuns cometidos ao escrever e o que fazer para evitá-los.
Texto extremamente longo ou pouco claro
Você leria um e-mail com 1.000 palavras? Pois é! Mas tem gente que escreve, e na maioria das vezes faz isso para você ter detalhes suficientes. (Nesse caso, não seria melhor fazer uma reunião para tratar do assunto?)
Em vez disso, mantenha o e-mail conciso, com poucos parágrafos e muita objetividade. Concentre-se no assunto e termine com uma frase de ação e um prazo de resposta, deixando claro que você está aberto a perguntas e acompanhamento (se for esse o caso).
Ser muito formal ou muito informal
Ser excessivamente formal ou informal pode ser prejudicial à sua mensagem. Para encontrar o equilíbrio perfeito entre formal e casual, pense no relacionamento entre você e o destinatário.
Clichês
Nem todos os clichês são problemas porque e-mails tendem a ser um pouco estereotipados. Afinal, a maioria deles tem a mesma estrutura básica. Existem frases que você pode usar para garantir clareza. Mas se você repetir frases, verifique se elas têm um objetivo claro.
Esses são os principais clichês que você deve evitar:
- Please find attached
- Thank you in advance
- I look forward to hearing from you
- I hope you are doing well
- To whom it may concern
- Sorry for the late reply
Repetição
As pessoas costumam repetir palavras no mesmo parágrafo, duas vezes em duas frases ou muito próximas umas das outras. Embora não seja o pior erro, isso desconecta o leitor. Além de usar sinônimos (www.synonym.com), considere evitar as palavras abaixo, pois elas são comumente repetidas.
- Only
- Account
- Like
- Always
- Issue
- Information
- Item
- Also
- Find
- Just
- Take
- Message
- Website
- Send
- Order
- Still
- Even
- Date
- Request
- Cost
- Report
Linguagem robótica
O e-mail precisa ter “a sua cara”, isto é, o e-mail deve ter a personalidade da pessoa que está escrevendo. Portanto, usar frases que soem como algo publicado em um romance vitoriano não é a melhor opção se você deseja se conectar ao leitor.
Use uma linguagem que soa como algo que você diria se estivesse sentado em uma cafeteria.
Se você provavelmente não diria algo como “Saudações” e “Espero que o tempo esteja bom onde você está” se estivesse encontrando alguém para tomar um café, então não faça isso por e-mail.
Uso excessivo de pontos de exclamação!
Entusiasmo é ótimo. Mas, em certos contextos, o uso excessivo de pontos de exclamação pode fazer mais mal do que bem.
Isso é especialmente verdade se você estiver criando um relacionamento ou entrando em contato com alguém fora da sua empresa. Afinal, você é um representante do seu trabalho quando usa um endereço de e-mail da empresa.
Porém, as pessoas adoram pontos de exclamação e ainda são algo em que muitos confiam para transmitir um tom positivo.
Dica: após concluir o e-mail, leia novamente e revise. Veja onde a exclamação é realmente necessária e remova o que não precisa.
Seus e-mails mais profissionais do que nunca
Agora é hora de falar em estratégias que levarão a sua escrita para outro nível:
Pense positivo
O envio de um e-mail que seja remotamente negativo ou até neutro pode dar espaço para erros de interpretação.
“Na ausência de outras informações, nossa interpretação geralmente é negativa”, explica o especialista em etiqueta de comunicação, Post Senning.
“Quando você está falando sobre comunicação negativa, está perdendo as informações que são o tom de voz, o brilho nos olhos, o bom humor com o qual você pretende algo e até mesmo o genuíno cuidado ou preocupação com o qual você está fazendo a crítica. Portanto, tenha muita atenção. Quando algo parece negativo para você, provavelmente parece ainda mais negativo para outra pessoa.”
Personalize
Use o nome da pessoa. Se você quer realmente escrever e-mails em outro nível, nada de enviar e-mail para “Dear client”. Faça isso só quando você realmente desconhecer o nome do destinatário.
Facilite a leitura
Para e-mails mais longos, “scannability” é o nome da brincadeira. Facilitar a leitura usando espaçamentos entre parágrafos, fonte em negrito, bullets, frases sublinhadas é muito útil para agilizar a leitura.
Agilize a sua vida
Existe uma gama de templates de e-mails para as mais diversas situações.
Ter um arquivo pronto com esses modelos facilita muito o tempo e a qualidade da sua mensagem.
Por falar em inglês, nada de usar Google Translate!
Está na hora de você aprender outras formas de desenvolver sua escrita nesse idioma. Quer saber como? Assista essa aula aberta transmitida no YouTube e confira na íntegra como se livrar de uma vez por todas do Google Translate.
Boas escritas! See you!
