Se você está na frente do computador tentando imaginar como escrever um e-mail em inglês, com certeza você não está sozinho.
É comum você se ver tendo que responder um fornecedor de outro país, solicitar ajuda ao suporte internacional de um sistema ou manter o contato com equipes multinacionais.
Porém, por falta de uma orientação clara, muita gente se sente desconfortável em escrever e-mails em inglês.
Continue lendo este artigo e aprenda a estrutura perfeita para você escrever os melhores e mais profissionais e-mails em inglês.
Assunto
Escolha um assunto (subject) para o seu e-mail que seja curto e objetivo.
Assuntos como “Quick question,” “Contacting you,” ou “E-mail about an important matter” são muito vagos.
Comece com uma saudação adequada
Inicie seu e-mail formal com uma saudação e, sempre que possível, identifique o destinatário pelo sobrenome:
- Dear Mr. Snow,
- Dear Ms. Larson,
Se você não souber o nome da pessoa para quem você está escrevendo, use uma das seguintes opções:
- Dear Sir/Madam,
- Dear Sir or Madam,
- To whom it may concern:
Casada ou solteira?
Não use Miss ou Mrs para endereçar a uma mulher, pois você não sabe o estado civil dela.
Nome neutro?
Se você tem dúvidas se você está escrevendo para homem ou mulher, Ms. é a opção segura.
Outra opção é simplesmente colocar o nome completo do(a) destinatário(a):
- Dear Alison Silva
Agradeça ao contato
Se você estiver respondendo uma questão sobre a sua empresa, inicie com um agradecimento. Por exemplo:
- Thank you for contacting ABC Company…
Defina seu propósito
Caso seja você que esteja inciando a conversa pelo e-mail, não vai fazer muito sentido incluir o passo anterior. Neste caso, deixe claro o motivo de seu contato:
- I’m a local radio producer looking to schedule a live interview ahead of your performance in Oakland next week.
- My architectural firm is in need of expertise on treehouses, and several colleagues tell me your insight is unrivaled.
Seja direto ao ponto
Evite o uso do famoso “I am writing to“. Essa frase só serve para enrolar e tornar sua comunicação redundante. Outras frases a serem evitadas:
- I wanted to ask you
- The reason for my email is that
- The purpose of this email is to
Mencione os anexos
Se você for anexar um arquivo ao e-mail, mencione isso na sua mensagem:
- I am attaching a copy of my portfolio, in PDF format.
Comentários finais
Aqui você pode adicionar agradecimentos finais, como:
- Thank you for your patience and cooperation
- I look forward to hearing from you
- Thank you for your consideration
Conclua com um fechamento
Há diversas maneiras de encerrar um e-mail antes de inserir a sua assinatura. No entanto, algumas pessoas acabam usando muito floreio. Neste caso é melhor manter a sobriedade e usar uma das opções abaixo:
- Sincerely,
- Yours truly,
- Thanks again,
- Appreciatively,
- Best regards,
- Respectfully,
Revise o seu texto
Antes de tudo: confira se você escreveu corretamente o nome do destinatário. Nada mais frustrante que ler seu nome errado, não é mesmo? Não queira que seu destinatário tenha esse desprazer.
A seguir leia e releia o que você escreveu antes de clicar em enviar. Garanta que seu e-mail esteja conciso; veja se o que você está pedindo ou informando está claro e fácil de entender.
E claro, confira o seu inglês: pontuação, erros de digitação (escrever not no lugar de now, por exemplo), e falsos cognatos – você pode usar a correção ortográfica em inglês do Word, ou ferramentas online como o Grammarly ou o Ludwig.
Tenha modelos em mãos
Use estes modelos prontos de e-mails para escrever os seus:
Conclusão
Percebeu como não há mistério nenhum? Você só precisa seguir esta estrutura.
Mantenha essas dicas em mente quando estiver escrevendo seus próximos e-mails em inglês – salve ou imprima este artigo -, assim você pode se tornar expert nesse tipo de comunicação, tão essencial na sua carreira.
